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Atas e reuniões produtivas | Curso CIPA Online | Curso em vídeo
Olá, seja bem-vindo e obrigado por estar aqui. Nessa aula, nós falaremos sobre atas e reuniões, as reuniões e as atas da CIPA. O que é uma ata? A ata é o nome de um documento, assim como eu chamo o currículo que é um retrato do meu perfil profissional ou uma carteira de identidade que é o documento que me identifica.
Uma ata nada mais é, então, do que um documento que resume e registra as atividades de uma reunião. No caso, aqui as atividades e a reunião da CIPA. Já o livro de atas é uma pasta, um folder, algum tipo de envelope onde você tem as todas atas das reuniões anteriores. Possivelmente, incluindo anos anteriores e onde estão disponíveis também os programas.
Programas como o PGR, PPRA, PCMSO ou outros programas existentes em sua empresa e que devem estar à disposição da CIPA para consulta e acompanhamento dos cronogramas das atividades previstas em cada um destes programas. Todas as atividades realizadas pela CIPA durante aquele mês devem ser registradas na respectiva reunião, não somente o conteúdo realizado naquela reunião, mas também todas as atividades do respectivo mês.
Então, se um projeto foi aprovado, deu certo, eu registro. Se não for aprovado, eu registro. Se teve alguma complicação, eu registro. Enfim, tudo o que ocupar tempo da CIPA naquele mês vai para a ata da respectiva reunião, incluindo as deliberações da própria de reunião. Então, eu formalizo, registro tudo isso na ata e formalizo também os comunicados com os encarregados, com os representantes da empresa, informando de irregularidades ou ainda pedindo melhorias diversas.
No caso desses comunicados, essa formalização pode ser o próprio registro na ata digitado dentro da própria ata ou simplesmente imprimir e anexar o e-mail que você mandou, por exemplo, para o gerente falando de um problema com uma máquina. Você imprime e anexa esse e-mail na respectiva ata.
É papel do secretário fazer todos esses registros. Falar sobre a reunião em si, toda boa reunião, toda reunião eficiente começa uma pauta, e uma pauta com antecedência, ou seja, na abertura da reunião, eu vou informar aos presentes qual vai ser o tema ou os temas e qual o prazo de cada um desses temas. Naturalmente, o tempo total de duração ou o prazo total de duração daquela reunião.
Essa pauta, idealmente, é definida no final de cada uma das reuniões de forma que eu vou ter 30 dias, todos os presentes, então, terão 30 dias para as respectivas atividades. Naturalmente que assuntos prioritários como um acidente, uma doença diagnosticada ou algum outro assunto de prioridade, de risco grave e iminente vai fazer eu alterar essa pauta.
Ainda como prazo final, ou duração total de uma reunião, a depender da quantidade de assuntos, nós sugerimos 20, 30 ou 40 minutos, idealmente. Cabe ao presidente ou vice-presidente a organização desse debate durante a reunião, o controle do tempo individual que cada presente, então, vai usar para falar e, naturalmente, o tempo total da reunião.
Quem estiver organizando a reunião vai sistematizar um rodízio ou um debate, ou seja, eu começo com o primeiro tópico, para o qual eu tenho, por exemplo, dez minutos e aí eu pergunto “ei, Fulano, o que você tem a dizer sobre o assunto?”. Ainda, “Ciclano, você tinha uma atividade relacionada a esse assunto, qual foi o resultado dessa atividade?”. Assim, eu vou indo, de pessoa por pessoa coletando informações ou opiniões. Algumas terão comentários, outras não.
Eu preciso controlar esses tempos individuais, promovendo esse debate organizado e controlando o tempo total. Veja também a outra aula onde nós temos o passo a passo do preenchimento, acompanhando a tela, de uma ata, os principais tópicos e dicas gerais de prática. Essa foi a nossa aula sobre atas e reuniões eficientes da CIPA.
Obrigado por sua presença, paciência e oportunidade. Obrigado por assistir e até o próximo vídeo.
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